Precisando organizar os processos da sua empresa? O Workflow pode ser o caminho. Também conhecido como fluxo de trabalho, esse método é muito utilizado por empresas que buscam otimizar processos e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.

Além de ser uma ótima solução para organizar a casa, o workflow também beneficia a rentabilidade da empresa, evitando desperdícios e reduzindo custos operacionais. Entre as vantagens do método podemos destacar:

• Aumento na eficiência e eficácia dos processos
• Otimização do tempo de trabalho
• Maior colaboração entre as equipes
• Melhor comunicação interna
• Tomada de decisões mais assertiva
• Elaboração de um planejamento mais estratégico
• Melhoria contínua dos processos

Neste artigo, vamos entender como funciona esse método e como aplicá-lo ao seu negócio. 

Como funciona o Workflow?

O sistema do workflow pode ser dividido em 5 fluxos diferentes: AD HOC, administrativo, produtivo, colaborativo  e transacional. 

AD HOC

Esse é o tipo mais simples e flexível de workflow, pois você pode modificar ou realocar os processos de acordo com as necessidades do momento. Ele é ideal para tarefas que passam por muitas adaptações ao longo da execução.

Administrativo

Como o nome já diz, esse workflow é ideal para processos administrativos. Por conta da burocracia, previsibilidade e baixa complexidade das demandas, esse fluxo pode ser automatizado com o auxílio de ferramentas de gestão.

Produtivo

Esse fluxo funciona muito bem para processos repetitivos e que apresentam certo grau de complexidade. Ele pode estar relacionado às atividades corriqueiras da empresa, mas que necessitam de algum tipo de supervisão humana durante a sua execução.

Colaborativo

Nesse tipo de workflow os processos dependem de um esforço coletivo para serem executados. No geral, ele envolve mais de uma área, trabalhando em conjunto pelo mesmo objetivo.

Transacional

Esse fluxo envolve todas as atividades executadas na empresa em um só lugar. Elas são realizadas em conjunto, garantindo maior confiabilidade e aplicação de maneira exata. Por envolver diferentes setores, é necessário que haja uma transparência maior na comunicação e no uso de dados e informações.

Como aplicar o Workflow ao seu negócio?

Agora que você já conhece as principais características desse método, chegou a hora de colocá-lo em prática. Confira o passo a passo para construir o melhor fluxo de trabalho para a sua empresa.

Entenda como funcionam os processos internos da sua empresa

Para organizar a casa é preciso entender como as coisas são feitas atualmente, por isso, faça uma análise minuciosa sobre os processos utilizados na sua empresa. Dessa forma, você conseguirá reconhecer o que funciona e o que precisa ser otimizado. 

Determine os responsáveis por cada atividade

Para manter um fluxo de trabalho bem organizado é preciso definir responsabilidades. Ao designar, de forma clara, os encarregados por cada tarefa, você conseguirá visualizar e ter o controle sobre as atividades que estão sendo executadas. 

Defina o início do seu processo

Pode parecer óbvio, mas definir um ponto de partida para o seu projeto ou atividade é essencial. Essa definição é vital para que o processo possa ser documentado e registrado do início ao fim.

Liste todas as tarefas, desvios e ações

Essa é uma das etapas mais importantes do workflow. Assim que o projeto for iniciado, faça uma lista com todas tarefas previstas no projeto, possíveis desvios e ações que podem ser executadas. Nessa etapa, também é detalhado o passo a passo do caminho que deve ser seguido ao longo do projeto.

Indique o final do seu processo

Por último, mas não menos importante, indique qual ação finaliza o seu projeto. Ao olhar para o seu planejamento, identifique entre as demandas aquela que será o ponto final das atividades.

O workflow reúne uma série de vantagens necessárias para a gestão de qualquer empresa. Estruturar um bom fluxo de trabalho é indispensável para manter uma rotina mais otimizada e organizada na sua empresa. 

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